I. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÔNG TY LÀ GÌ?
1.1. Văn phòng đại diện của công ty:
Văn phòng đại diện cũng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động theo cơ chế đại diện theo ủy quyền nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công ty mẹ. Khác với chi nhánh, Văn phòng đại diện không được phép kinh doanh sinh lợi, mà chỉ thực hiện các chức năng như:
· Liên lạc, giao dịch với đối tác, khách hàng
· Hỗ trợ xúc tiến thương mại, mở rộng thị trường
· Đại diện doanh nghiệp trong các vấn đề pháp lý
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, mọi hoạt động đều nhân danh công ty mẹ
1.2. Cơ sở pháp lý
- Luật Doanh nghiệp ngày 17 tháng 06 năm 2020; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp ngày 17 tháng 06 năm 2025;
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30 tháng 06 năm 2025 của Chính phủ quy định về thủ tục đăng ký doanh nghiệp
- Quyết định 36/2025/QĐ-TTg ngày 29 tháng 09 năm 2025 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam
- Thông tư 47/2019/TT-BTC ngày 05 tháng 08 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp
- Thông tư 68/2025/TT-BTC ngày 30 tháng 6 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký kinh doanh
1.3. Điều kiện thành lập
Để thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh hoặc văn phòng địa diện, công ty cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
· Công ty mẹ: Đã có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp pháp và vẫn đang hoạt động
· Tên chi nhánh: Phải đảm bảo các thành tố “Tên công ty + Văn phòng đại diện……” (Ví dụ: Công ty TNHH A và B – Văn phòng đại diện tại Hà Nội”
· Quyết định bằng văn bản: Xét nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty mẹ về việc thành lập văn phòng đại diện
· Người đứng đầu văn phòng đại diện: Cần phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng vị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật
2.1. Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị thành lập văn phòng đại diện trong nước
1. Thông báo thành lập Chi nhánh/Văn phòng đại diện/Địa điểm kinh doanh (Biểu mẫu 17 – Thông tư 68/2025/TT-BTC)
2. Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
3. Văn bản ủy quyền cho người đại diện thực hiện thủ tục (Trong trường hợp người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị thành lập ủy quyền)
· Lưu ý: Việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó, tuy nhiên doanh nghiệp cần phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở trong thời hạn 30 ngày.
1. Thông báo về việc lập chi nhánh/văn phòng đại diện ở nước ngoài (Mẫu 18 – Thông tư 68/2025/TT-BTC)
2. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương (được nước sở tại cấp)
3. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (trong trường hợp ủy quyền)
2.2. Những tài liệu cần cung cấp cho M&T Consulting
· CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện
· Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp dự kiến thành lập văn phòng đại diện
· Số điện thoại, Email cá nhân của người dự kiến đứng đầu văn phòng đại diện
III. CÁC BƯỚC THÀNH LẬP CỤ THỂ
Bước 1: Tiến hành chuẩn bị các đầu mục hồ sơ theo mục 3.1
Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn) theo hai cách
Cách 1: Người có thẩm quyền đăng ký doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Cách 2: Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử
Bước 3: Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và lịch hẹn trả kết quả qua mạng thông tin điện tử (Lệ phí đăng ký: 100.000 đồng).
Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố cấp đăng ký doanh nghiệp trong 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thôn tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ